Документы компании после ликвидации

Как долго хранить документы компании в Польше после ликвидации фирмы

Рассмотрим ниже, каковы правила для предпринимателя относительно периода хранения документов компании в Польше в целом и после ликвидации (закрытия) польской фирмы в частности. На какие законы ссылаться при определении сроков хранения документов.

Документы, представленные в ZUS

Хранение документов заявки (например, ZUS ZUA)

Если вы подавали заявление на социальное страхование в ZUS в электронной форме с собственноручной подписью лица, о котором сообщается, то такие документы хранятся 5 лет.

Хранение расчётных документов (ZUS DRA, зарегистрированные отчёты, корректирующие документы)

Копии платёжных документов хранятся в течение 5 лет (в виде письменного или электронного документа). Однако, в отношении расчётных документов, которые вы представляли в отдел социального обеспечения до конца 2011 года, срок их хранения остаётся прежним.

Свидетельство об уплате страховых взносов за собственную страховку предпринимателя

Если вы оплачивали свои собственные взносы в систему социального страхования, ZUS может попросить вас предоставить подтверждение оплаты взносов и сумму базы взносов за период после 31 декабря 1998 года.

Приложения ZUS IWA

Они должны храниться в течение 10 лет с даты передачи в ZUS (в форме письменного или электронного документа).

Хранение документации сотрудников

Документация (платёжные ведомости, зарплатные карточки или другие документы, на основании которых определяется основа для расчёта пенсии по возрасту или нетрудоспособности) должна храниться в течение 50 лет после окончания работы.

Внимание!

С 1 января 2019 года плательщик взносов должен будет хранить платёжные ведомости, зарплатные карты или другие документы, на основании которых устанавливается основа для начисления пенсии работникам, подрядчикам и сотрудничающим лицам в течение 10 лет с конца календарного года, в котором:

  • застрахованный закончил работу для данного плательщика взносов (применяется к застрахованному, поданному на страхование после 31 декабря 2018 года);
  • был представлен информационный отчёт (упомянутый в статье 4 (6a) Закона от 13 октября 1998 года о системе социального обеспечения).

Бухгалтерские документы

Книга налоговых доходов и расходов, записи и регистры, которые ведутся для целей налогообложения, а также документы, связанные с их хранением, должны храниться до истечения периода налоговых обязательств (в соответствии с пунктом 1 статьи 86 Налогового постановления). Как правило, срок исковой давности по налоговому обязательству истекает через 5 лет, начиная с конца календарного года, в котором истек срок уплаты налогов.

Положения Закона о бухгалтерском учёте обычно требуют хранения документов в течение пяти лет (за исключением финансовой отчетности). Периоды хранения рассчитываются с начала года, следующего за финансовым годом, к которому относятся данные файлы.

Документация, описывающая учётную политику, бухгалтерские книги, бухгалтерские документы, инвентарные документы и финансовую отчётность, должна храниться надлежащим образом, и предприниматель обязан защищать их от несанкционированных изменений, несанкционированного распространения, повреждения или уничтожения.

Если система защиты наборов учётных данных, записанных на носителях данных ИТ, не соответствует этим требованиям, эти записи должны быть напечатаны не позднее, чем в конце финансового года. Кроме того, законодатели допускают хранение бухгалтерских книг на другом носителе, нежели в виде файлов, записанных на носителях информационных технологий, но только при условии обеспечения возможности воспроизведения книг в виде распечаток.

Бухгалтерские документы и инвентарные документы хранятся в единице в первоначальном виде в установленном порядке, адаптированном к способу ведения бухгалтерских книг, разделенных на отчетные периоды, чтобы их можно было легко найти. Также допустимо передавать файлы, которые будут сохранены, внешнему объекту, специализирующемуся на предоставлении таких услуг. В случае передачи базы данных другому лицу руководитель подразделения обязан уведомить соответствующую налоговую инспекцию о месте хранения бухгалтерских книг в течение 15 дней с момента их выдачи и обеспечить наличие бухгалтерских книг вместе с бухгалтерскими документами для уполномоченных органов для внешней проверки или надзора в месте нахождения подразделения или место управления или в другом месте с согласия инспекционного или надзорного органа.

Расчёт срока хранения в соответствии с налоговым законодательством

Срок хранения документов напрямую зависит от времени истечения налогового обязательства. Налоговое обязательство истекает через 5 лет после окончания календарного года, в котором истек срок уплаты налогов. Однако срок исковой давности может быть прерван или приостановлен. Подробные правила прерывания и приостановки действия срока исковой давности изложены в Налоговом постановлении.

Налоговые обязательства, обеспеченные ипотекой или налоговым залогом, не становятся временными, однако после истечения срока исковой давности эти обязательства могут быть исполнены только с предмета ипотеки или залога. Доказательство покупки основного средства должно храниться не менее 5 лет с конца года, в котором было произведено последнее списание амортизации.

Мы предлагаем своим клиентам три способа, которые помогают избавиться от ненужного учредителям предприятия в Польше (и не только):

1Продажа. Критерии по которым это возможно сделать: готовый работающий БИЗНЕС и вы решили его продать; мало работавшая или никогда не работавшая компания, не имеющая долгов, со сданными отчётами, являющаяся плательщиком VAT.

2Продажа. Критерии по которым это возможно сделать в рамках дополнительных договорённостей: не работавшая или мало работавшая компания, с небольшими долгами, с не сданными отчётами за какой-то период.

3Ликвидация или банкротство. Критерии по которым это можно сделать: любая компания с долгами или без, которая по решению собственников будет ликвидирована через уполномоченные органы власти через процедуры закрытия (ликвидации) или банкротства.

Правовая основа

Закон от 29 августа 1997 года - Указ о налогах

Закон от 13 октября 1998 года о системе социального страхования

Прекращение бизнеса в Польше: как долго хранить документы компании.